業務効率化のヒント


DX推進によって、業務効率化を進めるためのポイント

(1)社内の課題を明確にする(※小さな課題の解決から取り組む)

(2)DXに関する情報共有を進める

(3)DX管理に適切な人材を配置し進める


社内課題の明確化
社内の課題は、可視化し、明確にすることが業務効率化を進めるための第一歩です。
DX化のためツールを導入する企業は増えていますが、導入したことだけ効果の見える化をしていない企業が多いです。
結果が把握できるデータ管理をして、今後どのよう改善していくべきか、ビジネスモデルのゴールを明確化し、PDCAを回すことが重要です。

DX活動の情報共有
社内でDX活動の情報共有をすることも重要です。DX推進は経営陣のリーダーシップで進めるべきです。
一方、DX推進過程では現場社員から不安や疑問がでてくることがあります。社内で共通意識を持つためには情報共有が大事です。
推進過程で考え方にズレが生じている場合があるので、DX推進前には、しっかりとお互いが理解しあう環境を整えておくことが必要です。

DX管理に適切な人材配置
最後に、DXの管理に適切な人材を配置することです。
DXツールの活用はIT技術や知識を持っている人でなければ推進が難しいため、有効活用されていないことが多いです。
DX化に対して明確な計画や予算を用意してもうまく活用できなければ、業務効率化にはつながりません。そのため、DX推進に詳しい人材を揃える必要があります。

日本の企業で業務効率化が進まない理由

日本企業の特異性
日本で業務効率化が進まない理由として、個々の働き方に依存する経営が原因と考えられています。日本と諸外国では、雇用される従業員の在り方に大きな差があります。職務内容で受け取る賃金が決まる諸外国に対して、日本では時間単位での給与計算、残業も当たり前という風潮が残っている企業が多いです。
従業員の個々の能力を頼りに収益を上げているケースが多く、企業ではコストをかけてまで業務効率化をする必要性を感じていません。

DX推進効用
DX推進がなぜ、業務効率化につながるのでしょうか。主な理由には以下のようなもの挙げられます。

新しいシステムにより業務のスピード向上

業務効率化につながる要因として、新しいシステムの導入によるスピードアップが挙げられます。
老朽化したシステムは運用や保守に莫大な費用が発生することもあり、処理スピードが遅いことも多く、業務が思うように進まないこともあります。
DX推進は、新しいシステムを導入することで、処理スピードのアップに加え作業の自動化なども見込め、業務効率が上がるうえに、作業の自動化によって空いた人手をほかに回すことも可能です。

正確な分析が可能

業務効率化につながる要因の一つとして、正確な分析が可能になることが挙げられます。
今ある現状を分析できない企業は、これまでのやり方のままではニーズに応えることはできません。企業が商品を提供し利用者が選択する時代から、利用者のニーズに合う付加価値を提供していく時代に適応する必要があると言えます。スマートフォンの普及によって利用者が情報を得るスピードが格段に上がり、企業側は利用者のニーズを見つけるために、膨大な情報を収集して分析する必要が生じます。これを人手で実施するのは厳しく、DXによって分析をスピーディーかつ正確に行えるようにすることで、ニーズに応えやすい環境を整えることができます。

データが一元化され管理・共有しやすくなる
DXによってデータの一元管理や共有することも、業務効率化につながります。
DXは企業全体で取り組む活動です。企業の部門ごとにシステムが分かれていることも多いのですが、社内DX化でデータを一括管理の方向に進むため、部門間の連携がスムーズになるのもメリットです。システム管理により、人的ミスが減り、チェック作業の負担も軽減されます。

業務効率化に役立つデジタル技術

DXで用いられるデジタル技術4つに分けられます。

AI
業務効率化に役立つデジタル技術として、まず「AI」が挙げられます。AIは、人間の知能を凌駕するほどの高い情報処理能力を持たせたコンピュータです。
一部の業務に特化させることで、より高い能力を発揮することができます。特に、問い合わせ対応業務に特化したAIが多く採用されています。主にチャット形式で活用されるケースが多くみられます。

RPA
業務効率化に役立つデジタル技術にはRPA(Robotic Process Automation)があります。RPAはソフトウェア型のロボットを活用して、人が作業するには付加価値の高くない事務作業など、資料の作成やデータの入力、転記作業などに多く採用されています。定型業務を人の手で行うと、どうしても時間の経過とともに生産効率が低下します。さらに、人的疲労によってミスも増えやすくなります。その点、RPAは膨大な処理も人間よりも速く終わらせ、人的ミスも起こることはありません。

クラウド
業務効率化を目指すうえで、重要な役割を果たすクラウドはハードウェアやソフトウェアを持たずとも、必要に応じてインターネット上のサービスを利用できる仕組みです。導入やメンテナンスなどの費用を抑えられるため、企業が導入しやすいのが利点です。業務効率化に役立つクラウドは、大きく分けて業務系とコミュニケーション系があります。業務系は勤怠管理や人事、会計や給与計算などに活用が可能、コミュニケーション系はWeb会議やビジネスチャット等があります。

電子契約
業務効率化において、ペーパーレス化を進めていくのは重要でもあり、既にペーパーレス化を進めている企業は多いです。そのなかでも、電子契約は捺印を不要とするサービスです。電子契約のサービスを利用することで、契約書や請求書などの企業間のやり取りを必要とした業務をオンラインで行うことが可能になります。
契約業務がパソコン内で完結できるため、書面での捺印、郵送、保管を行う場合に比べ業務効率が格段に上がります。

2025年の崖とは

DXへの取り組みが推奨されるのも、「2025年の崖」と呼ばれるリスクを避けるためでもあります。
「2025年の崖」とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート~ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開~」が注目を集めました。


多くの企業でITシステムが導入されていますが、2025年前後に既存システムが老朽化して運用・保守が難しくなることが想定されます。
例えばSAPの2027年問題があります。SAP社は既存のSAP ERP 6.0の保守期限を2027年末までとする発表をしました。
他にも基幹システムの保守期限を調べておく必要があります。

さらに,2025年前後にはシステムの運用・保守を行える人材が定年退職を迎えることもあり、既存システムを動かせる人材の確保が難しくなり、データの活用ができなくなる恐れがあります。

2025年までに、ITシステムに関連するさまざまな変化に対応できなければ、企業の競争力は崖を下るように低下すると考えられています。

2025年以降は最大で年間12兆円の損失をもたらす可能性が指摘されていて、これらの問題が「2025年の崖」です。

※出典元:
経済産業省「DXレポート ~ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開~」

Omoriqc

2020年QualityCube入社、美容業界からIT企業へ転職。
美容サービス業におけるサービスの品質に力を入れておりました。
お客様の立場にたって、「品質」に対する課題を解決するサービスを提供できればと思います!よろしくお願いいたします。