中堅・中小企業のDX推進

大企業ではDX部門ができる等、DX化への動きが活発になってきました。

一方、中堅・中小企業では人材不足を抱える中、生産性向上が課題であるにも関わらずDXに対してはハードルが高いと感じられている経営者が多いです。また、原資が限られているので、DXに取り掛かるには費用対効果が得られる確信が必要です。

まずは、中小企業がDXを推進するためにどのような課題があるのかを知って、具体的な取り組みにつなげましょう。アジャイル的な進め方で業務改善から業務改革へ小さなステップを踏み、効果を見ながら業務改革からDXへと進める事がお勧めです。

今回はDXについてのおさらいと、推進のポイントについて解説します。 

DX(Digital Transformation / デジタルトランスフォーメーション)概要

DX(Digital Transformation / デジタルトランスフォーメーション)について

DX(Digital Transformation / デジタルトランスフォーメーション)が広く知れ渡る様になりました。

DXは2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した言葉で、デジタル技術で社会生活を良くしようという論文で使われたのが最初です。

日本では2018年に経済産業省が「DXレポート ~ITシステム 「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」を発行し、日本企業がDXを推進できなかった場合の経済損失を最大で年間12兆円と強い警鐘を鳴らし、話題を呼びました。

2020年末には「DXレポート2(中間取りまとめ)」が公開されました。当レポートではDXの定義として「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立する」こととしています。 

DX = 第4次産業革命

一方、第4次産業革命とは2011年にドイツで始まったインダストリー4.0をきっかけにIoT、クラウドコンピューティング、ビッグデータ、AI技術を基にしたデジタル活用による価値創出です。

アメリカではDXは「第4次産業革命そのもの」と捉えられていて、DXという言葉はビジネス現場ではあまり使われず、DX=第4次産業革命とみなして良いとのことです。最近になって5G技術を使ったソリューションもDXを支える技術として加わりました。

IT化とDXの違い

IT化やIT活用という言葉は第3次産業革命で生まれたITをツールとして用いる事を指しているのに対して、DXは「デジタル化での価値創出」そのものです。ITが「手段」なのに対して、DXは「目的」となります。

DX推進の効用

コロナ渦は皮肉にもDX推進に拍車をかけ、この機会にDX推進を加速化させた企業も多いです。こうした企業は今後いかなる市況変化があっても「素早く」変革「し続ける」能力を身に付けています。テレワークや「ハンコ」廃止も進みました。DX推進の一環である働き方改革としてABW(Activity Based Working)も少しずつ動き始めてきています。ABWとは従業員が業務内容に合わせて好きな場所で働けるというワークスタイルです。

企業外の変化としてはBtoB、BtoC問わず、テレワークをはじめとしたデジタル環境での社会生活や企業から提供される商材にもデジタル価値への期待が大きくなりました。顧客接点などのカスタマーコミュニケーションにおいてデジタライゼーションの重要性が高まりました。

デジタルサービスではAmazon、Uber、Netflixなどが有名です。アメリカでの事例ですが、電気自動車のテスラは走行中の自動車メンテナンスをIoTで行い、わざわざディーラーでの修理が必要でなくなってきています。顧客向けDXはCX(カスタマエクスペリエンス)の向上を目指しているわけです。

センサー類を活用したスマート農業の環境も整ってきており、農業の業務改革を支えています。これはIoT技術を駆使しており、システムとしてサイバー空間で分析・解析および現実世界への反映するCPS (サイバーフィジカルシステム)が支え自動制御へとつながっています。製造現場での応用も期待されています。自動運転カーもCPSの代表例です。

これらは大企業主体での変革ですが、多くの人が1ユーザとしてDXでのCX効果を実感し始めているのではないでしょうか。 

『日本企業の経営課題2021』調査結果速報 DX(デジタルトランスフォーメーション)の取組状況や課題

一般社団法人日本能率協会の2021年の調査結果では下記の結果が報告されています。

調査結果

1.DX に取り組む企業が 45.3%と前年の28.9%より大幅に増加、大企業では6割超に。取り組みの成果が出ている企業は6割。ただし、「ある程度の成果」が4割と多数。これまでのDX への関心の高まりに加えて、コロナ禍によって、デジタル技術を活用したビジネスモデルへの転換が進んでいることが背景と報告されています。

(参考元:『日本企業の経営課題2021』調査結果速報【第3弾】DX(デジタルトランスフォーメーション)の取組状況や課題)

2.従業員規模別に見ると、取り組みを始めている企業が、大企業では6割超と高めになっているほか、中堅企業でも 45.0%にのぼっている。中小企業では、取り組みを始めている企業は3割弱に留まるものの、「検討を進めている」「これから検討する」の合計が 55.4%となり、関心の高さがうかがえると報告されています。

(参考元:『日本企業の経営課題2021』調査結果速報【第3弾】DX(デジタルトランスフォーメーション)の取組状況や課題)

3.「既に取り組みを始めている」と回答した企業(N=234)に成果状況を尋ねたところ、「成果が出ている」との回答(おおいに ~ ある程度 の合計)が 58.9%と、約6割となりました。ただし、「ある程度の成果」が4割と多数になっており、従業員規模に関わらず、多くの企業が DX 推進の途上にあると報告されています。

(参考元:『日本企業の経営課題2021』調査結果速報【第3弾】DX(デジタルトランスフォーメーション)の取組状況や課題)

4.DXに「既に取り組みを始めている」と回答した企業(N=234)に対して、DXの取り組みで重視していることを尋ねたところ、「既存の商品・サービス・事業の付加価値向上」を重視しているとの回答(非常に ~ やや の合計)が91.4%と最も比率が高く、「営業・マーケティングプロセスの効率化・高度化」が87.6%、「生産プロセスの効率化・高度化」が85.0%、「人材・組織マネジメントの効率化・高度化」が86.7%と報告されています。

(参考元:『日本企業の経営課題2021』調査結果速報【第3弾】DX(デジタルトランスフォーメーション)の取組状況や課題)

以上の調査結果からもDXに対する関心の高さが伺えます。

中堅・中小企業のDX推進

中小企業DXの現状

経済産業省が唱えたDXレポートの主目的は、大企業でメインフレームなどレガシーシステムに頼っている現状に危機感を持たせたかったからです。レガシーシステムとは、代替する最新技術のために、古くなってサポートされなくなるシステムのことで、現在多くの基幹系システムはレガシーシステムで構成されています。例えば、多くの企業が導入している「SAP ERP」は2027年に標準サポートを終了すると発表しています。

一方、中小企業でありがちな課題としては、業務ごとにデータベースが孤立していて他の業務と連携していない事が多く挙げられます。連携していないために、抽出や結合が簡単では無く、連携に手作業が入り、非効率な運用を強いられます。

そんな中、DXへの取り組み状況について、全体で74.1%の企業がDX推進・検討に着手していますが、従業員300人以下の中小企業では55.4%に留まっています。

中堅・中小企業のDX化基準

中堅・中小企業のDX化は小さなことから始めるのが鉄則です。DXはデジタル化での価値創出と述べましたが、中堅・中小企業では、差し当たり業務改善・業務効率化に焦点を絞るとわかりやすいです。

業務改善と業務効率化で生産性が向上します。生産性が向上するとコストが下がると共に、納期は短縮され、業務の品質が上がることにより、顧客満足度が上がります。

中堅・中小企業と一括りで述べましたが、企業規模に応じて課題や課題の対応力が違います。デジタル化も一様な方策を述べても対応が困難です。従業員数100人以上の中堅レベルですと、デジタル化・DXの効果が出やすいです。中小企業でも従業員数50人以上がDX化を進める目安と考えて良いと思います。

また、中堅・中小企業でデジタル化ができている企業は、意識が高い経営者が存在する可能性が高いです。経営者がデジタル化・DX化の効果を認識している場合にはより活動が加速します。経営者のやる気が高い企業では、まずはデジタル化からとなりますが、中長期的なDX化へのスタートは切れたと言えます。

中小企業のDX推進

さて、中小企業が生産性を上げるために必要なDX推進として参考となるのは、経済産業省が「DXレポート2 (中間取りまとめ)で提起されている下記の「業務プロセスのデジタル化」です。現実的なDX化として以下の取り組みが提案されています。

• OCR製品を用いた紙書類の電子化
• クラウドストレージを用いたペーパレス化
• 営業活動のデジタル化
• 各種SaaSを用いた業務のデジタル化
• RPAを用いた定型業務の自動化
• オンラインバンキングツールの導入

DXというと大きな投資が必要と思われる方も多いのですが、中小企業では小さな業務改善から最小費用で始めるのが良いと思います。

DXの流れを推進するには、書類の業務をなくしてデジタル化する流れが必要です。書類作業の押印や資料を電子化できると、やりとりや管理がオンライン上で進められて、従業員の作業量を減らす取り組みにつながります。紙への印刷コストを下げることにもなります。

ペーパレス化

OCRはOptical Character Recognition/Readerの略称で、光学的文字認識のことです。紙面の手書き文字や、印刷された文字をスキャナーやカメラなどで読み取り、デジタルデータ化する技術です。

OCRによって紙の書類をデジタルデータに変換できれば、文書検索やコピー&ペースト、データの編集ができるようになります。特に、膨大な書類の中から必要な情報を探す場合、文書検索ができ大きな効率化につながるでしょう。コピペや編集も簡単に行えるため、紙資料で保管するよりも管理にかかる手間が大幅に減ります。

クラウド利用

中小企業で取り掛かり易いのが、クラウド利用によるペーパレス化です。従量課金制の料金形態も多く、省コストから始めやすいです。クラウド利用は情報共有プラットフォームとしても効果的です。

クラウド:業務効率化を目指すうえで、重要な役割を果たすクラウドはハードウェアやソフトウェアを持たずとも、必要に応じてインターネット上のサービスを利用できる仕組みです。導入やメンテナンスなどの費用を抑えられるため、企業が導入しやすいのが利点です。業務効率化に役立つクラウドは、大きく分けて業務系とコミュニケーション系があります。業務系は生産管理、勤怠管理や人事、会計や給与計算などに活用が可能、コミュニケーション系はWeb会議やビジネスチャット等があります。

RPA導入

中小企業では、定型業務の自動化をRPAで代行できないか、検討してみて下さい。

RPA:業務効率化に役立つデジタル技術にはRPA(Robotic Process Automation)があります。RPAはソフトウェア型のロボットを活用して、人が作業するには付加価値の高くない事務作業など、資料の作成やデータの入力、転記作業などに多く採用されています。定型業務を人の手で行うと、どうしても時間の経過とともに生産効率が低下します。さらに、人的疲労によってミスも増えやすくなります。その点、RPAは膨大な処理も人間よりも速く終わらせ、人的ミスも起こることはありません。

SDGsとの関連

中小企業ではSDGsにも取り組まなくてはいけない中、DX推進は後回しと考えていらっしゃる方々も多いのではないでしょうか。

SDGs(エスディージーズ)とは、「Sustainable Development Goals(持続可能な開発目標)」の略称であり、2015年9月に国連で開かれたサミットの中で世界のリーダーによって決められた、国際社会共通の目標です。2030年までの開発指針として採択されました。

実はDX推進は意味のあるSDGsを達成するための重要な手段となり、SDGs推進の一環として考えて頂くのが良いと思います。当然DXは働き方改革で注目を集めている「スマートワーク」につながります。「正しい事」を「正しく」、「スマート」に行っていく事がDX推進であり、企業の生産性を高め、SDGsのゴールを達成するためのツールとなります。

業務可視化の重要性

社内で人手や手間がかかり、かつポカミスを防ぎたい重要な業務があれば、業務フローチャートを作ってみて下さい。DX推進すべき業務候補が上がってきます。

業務の可視化は、業務改善、業務改革、DX推進で必須です。業務可視化でAs-Is (現状)の把握をすることにより、はじめて改善案のTo-Be (あるべき姿)が見えてきます。何処に人手がかかり、無駄があるかがわかり、自動化へのヒントが浮かびます。業務を属人化から標準化に移行させる効果も確認できます。

業務の可視化に取り組むと、仕事の各工程にどのくらいの時間が使われているのかが見えてきます。また、部署毎の業務を可視化して他部門と共有すると、共通な業務をまとめて効率化する施策も生まれます。

あまりに人手がかかっていたり、同じ事を何度もしていたりする現実が見えれば、自動化を検討する事もできます。RPAを導入して業務の自動化を行う検討にもAs-Is、To-Beの業務フロー作成が必須です。

業務フローを書くメリットは以下の通りです。

  • 組織内のどの部門が何をすべきか明確になります。
  • 部門内で誰が何をするのか、担当ごとの業務の流れがわかります。
  • どの段階で業務の分岐が発生するか、判断ポイントがわかります。
  • どの段階で、何を参照して業務を進めるのか、わかります。
  • システムによる自動化への移行可能業務が見えてきます。

業務フローの書き方がわからない方は、当ページ下段のボタンから「業務フローの書き方ガイド」が無料ダウンロードできます。

「業務フローの書き方ガイド」をダウンロード

コンサルやシステム会社にコンタクトする前にまずは課題となる業務のフロー、いわゆる「業務フロー」を書いてみましょう。
このチャンス下記ボタンから市場では手に入らない「業務フローの書き方ガイド」を手にいれましょう。

    必須お名前

    例 ) 田中太郎

    必須会社名

    例 ) 株式会社QualityCube

    必須部署名

    例 ) 営業部

    必須役職名

    例 ) マネージャー

    必須業種

    例 ) 製造業

    必須都道府県(所在地)

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    まとめ

    中堅・中小企業では取り組みが難しいとされるDXですが、業務の課題を解決して生産性を向上させるために有効です。AIを組み込んだシステムをスクラッチで導入するのは難しいですが、ペーパレス、クラウド、RPAなどの小さなステップでデジタル化を進めるところから始めみたら如何でしょうか。

    まずは、課題のある業務で、業務フローを書いてみて下さい。業務の棚卸から業務一覧も作り、課題を可視化しましょう。

    この記事を書いた人

    Omoriqc

    2020年QualityCube入社、美容業界からIT企業へ転職。
    美容サービス業におけるサービスの品質に力を入れておりました。
    お客様の立場にたって、「品質」に対する課題を解決するサービスを提供できればと思います!よろしくお願いいたします。