自治体DX(デジタルトランスフォーメーション)の進め方がわかる

2021年9月1日にデジタル庁が発足し、自治体におけるデジタルの活用や自治体DX(デジタルトランスフォーメーション)推進が加速しています。行政DX、自治体DXはそれぞれが担うサービスにおいてデジタル技術を活用し、サービスの改良や利用者の生活の向上を実現するものです。

地方自治体でのDXも様々なカラーがあり、ユニークな取り組みが見受けられます。地方自治体のデジタル化は自治体だけの業務効率化に終わらず、地元の企業とのシナジーで地域活性化を生み出す基盤ともなります。

自治体のDXとは何か、具体的な事例を紹介して解説致します。

自治体DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?

DX(デジタルトランスフォーメーション)とは?言葉の意味をおさらい

DXは2004年にスウェーデンのウメオ大学のエリック・ストルターマン教授が提唱した言葉で、デジタル技術で社会生活を良くしようという論文で使われたのが最初です。

日本では2018年に経済産業省が「DXレポート ~ITシステム 「2025年の崖」の克服とDXの本格的な展開~」を発行し、日本企業がDXを推進できなかった場合の経済損失を最大で年間12兆円と強い警鐘を鳴らし、話題を呼びました。 2020年末には「DXレポート2(中間取りまとめ)」が公開されました。当レポートではDXの定義として「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立する」こととしています。 

自治体DXとは

総務省は自治体DX推進の意義を以下の様に定めています。「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針」において、デジタル社会のビジョンとして「デジタルの活用により、一人ひとりのニーズに合ったサービスを選ぶことができ、多様な幸せが実現できる社会~誰一人取り残さない、人に優しいデジタル化~」と説明しています。

現代のアナログ的な自治体の対応や体制の改善には、自治体DXの推進が必要不可欠です。まずは「デジタル技術を用いた利便性の向上」と「デジタル技術の活用による業務効率化」が重要だとされています。デジタル技術を使うことにより、画一的なサービスだけでなく、利用者の希望に合ったカスタマイズしたサービスもできる様になるわけです。

具体的には、2020 年 12 月 25 日に閣議決定した「デジタル・ガバメント実行計画」の各施策のうち、自治体が取り組むべき事項・内容について以下の分類に基づいて国の支援策も記述されています。

【重点取組事項】

(1)自治体の情報システムの標準化・共通化

(2)マイナンバーカードの普及促進

(3)自治体の行政手続のオンライン化

(4)自治体の AI・RPA の利用推進

(5)テレワークの推進

(6)セキュリティ対策の徹底

【自治体 DX の取組みとあわせて取り組むべき事項】

(1)地域社会のデジタル化

(2)デジタルデバイド対策

【その他】

(1)BPR の取組みの徹底(書面・押印・対面の見直し)

(2)オープンデータの推進

(3)官民データ活用推進計画策定の推進

BPRとDXの違い

ではBPRとDXはどこに違いがあるのでしょうか。

BPR(Business Process Reengineering、業務改革)は業務改善の延長として、各プロセスを再構築して業務効率化を図ります。そのため、BPRではコスト削減効果が得られます。

一方DXは、デジタルの力でビジネスモデルや組織そのものを変革することや、新しいビジネスを創り出すことですので、コスト削減に追加して新たな売上創出やサービス向上が目的となります。売上創出は既存顧客の満足度を上げたり、新たな顧客を生み出したりすることが含まれます。デジタルでバリューチェーンを向上させることがDXです。自治体でいうと、地域住民や地域企業の利便性を高め、地域満足を増長することがDXとなります。

住民向けDXを進める上では、マイナンバーカード普及が必須と言えるでしょう。マイナポイント第2弾の認知も広がり、この機会にマイナンバーカード申し込みに踏み切る方も多そうです。マイナンバーをあらゆる自治体サービス管理に用いることが自治体DXを加速させることになります。

自治体DXの事例

新型コロナウイルスワクチン 住民 接種事務や特別定額給付金支給など、マイナンバー計画時には予定されていなかった事務処理も国の主導により実施されるなど 、法令等改正による マイナンバ ーの 利用拡大が進んでいます。

コロナワクチン接種管理

新型コロナワクチン集団接種会場では、手書き予診票の記載ミス修正や問い合わせの対応などで混雑や混乱が予想され、自治体職員への負担が懸念されました。

デジタル庁では新型コロナワクチンの円滑な接種を支援するため、ワクチン接種記録システム (VRS: Vaccination Record System) を提供しています。

VRSは新型コロナウイルス感染症のワクチン接種にあたり、個人の接種状況を記録するシステムです。 【接種者情報】と【接種記録情報】により、いつ・どこで・どのワクチンを接種したか記録されます。 国が提供するクラウドのシステムで、市区町村が接種者情報および接種記録情報を管理します。

VRS提供前の仕組みでは、接種情報をデータ化するまでに2~3か月かかりました。VRSがあると、登録された接種記録は自治体ですぐ確認できるため、ワクチン接種に関する問合せにスムーズに対応できます。また、全国の市区町村で共有のシステムを利用することや、マイナンバーの活用により、引っ越し先自治体から接種データの参照が効率的に行えます。 VRSに登録される情報や活用フローは下図の通りです。

VRSに登録される情報や活用フローは下図の通りです。

ワクチン接種記録システム(VRS)

【接種者情報】と【接種記録情報】がVRSに登録され、だれが・いつ・どのワクチンを接種したか記録されます。【接種者情報】とは、自治体が住民基本台帳、予防接種台帳から登録するマイナンバーを含む接種者情報です。【接種記録情報】とは、接種日、接種回数、ワクチンメーカー等の情報です。登録したデータは、接種券(クーポン)を発行し自治体が確認できます。

このVRSシステム運用により、自治体だけでなく、住民もWeb上で簡単に接種予約ができ、電話をかけたり待たされたりする煩わしさが解消されたと言えるでしょう。

ServiceNowによる自治体デジタル化

ウィズコロナの下で、厳しい状況にある人々や経済的に苦しい子育て世帯に対する支援策として、2021年11月に【令和3年度子育て世帯への臨時給付金】や【住民税均等割非課税世帯に対する臨時給付金】が決定されました。 生活困窮者への給付金ということがあり、申請と給付を速やかに行う必要がある一方、給付金詐欺などの誤支給を防いだり、自治体職員の負担を軽減するために、自治体でのDX化を求める声が広がりました。

これらの自治体のニーズに応えるため、株式会社Blueshipでは『特別定額給付金支援サービス』を導入しました。『特別定額給付金支援サービス』は、ServiceNowのCustomer Service Managementを用いて、電子申請・審査・承認の一連のワークフロー、申請者からの問合せ管理機能等を一体的に提供するサービスです。紙申請への対応としてRPAやAI-OCRサービスであるNTTデータ社提供の「スマート自治体プラットフォームNaNaTu」を利用し、書面内容のOCR処理による電子データ化及びデータ取込についても自動化を実現しました。

特別定額給付支援サービスの活用フローは下図の通りです。

特別定額給付金支援サービス

特別定額給付金支援サービスには、予め住民税均等割課税世帯のみ抽出してデータベースに取込ます。自治体では、対象者すべてに業者経由で確認書を郵送します。住民は紙申請とWeb申請を選べますが、給付金支援サービスシステムはどちらにも対応できる様になっています。紙申請を受領した際には、申請書をスキャンし、AI-OCRとRPAの組み合わせでシステムにデータ取込します。住民がWeb申請を選んだ場合には、入力情報がリアルタイムにシステムに記録されます。

申請後の給付審査作業やその後の承認作業、そして振込依頼まで、一つの業務標準として確立されており、担当者のポカミスも避けることができます。

自治体では申請状況や支払い状況を一括してシステムダッシュボードで確認でき、標準ワークフローにより担当者の業務負担軽減を実現化しました。 当システムを導入した自治体では、他の自治体DX化プロジェクトへの展開も検討しています。

まとめ

マイナンバーカードの普及が進み、今後の自治体DXをベースにしたサービスは広がりを見せそうです。ご紹介したコロナワクチン接種管理とServiceNowによる自治体デジタル化はそのきっかけとなる事案となります。

当面、自治体のDX化は政府の「デジタル・ガバメント実行計画」の以下のテーマになりますが、DX化では自治体内の効率化もさることながら、住民や地元企業への価値提供が重要課題です。

(1)自治体の情報システムの標準化・共通化

(2)マイナンバーカードの普及促進

(3)自治体の行政手続のオンライン化

(4)自治体の AI・RPA の利用推進

デジタル化をベースとした業務標準化により利便性とスピードを住民や地元企業に提供し、結果として自治体担当者の業務軽減に結び付きます。

一方、自治体ではITなどの専門的な職種がまだまだ少ない状態です。そのため、エンジニアなどの労働環境を整えていく必要があるでしょう。今後、業務改革や自治体DXを進めるにあたり、各自治体がIT人材に対する労働環境の整備をすることで自治体でのデジタル能力は進んでいくことになるでしょう。

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この記事を書いた人

Omoriqc

2020年QualityCube入社、美容業界からIT企業へ転職。
美容サービス業におけるサービスの品質に力を入れておりました。
お客様の立場にたって、「品質」に対する課題を解決するサービスを提供できればと思います!よろしくお願いいたします。