DX推進における業務効率化の課題と解決策とは

2023年3月6日 2024年11月18日

yoshida

業務効率化のヒント

組織の業務効率化を検討されている方々が多いのではないでしょうか。業務効率化はDX推進で解決します。一方、DX推進自体に課題を抱える企業も多いです。「人材がいない」「予算がない」「進め方がわからない」などの課題が挙げられます。

今回は、業務効率化を達成するためのDX推進のポイントを解説します。
「業務フローの書き方ガイド」、「DX企画ガイド」をダウンロードして進めましょう。

業務効率化の課題抽出と、DX推進のポイント

（1）社内の課題業務効率化課題を明確にする（※小さな課題の解決から取り組む）

（2）DXに関する情報共有を進める

（3）DX推進に適切な人材を配置し進める

社内の業務効率化課題の明確化

社内の課題は、可視化し、明確にすることが業務効率化を進めるための第一歩です。
DX化のためツールを導入する企業は増えていますが、導入したことだけ効果の見える化をしていない企業が多いです。

業務を可視化するためには、業務フローを整理することが必須です。
「業務フローの書き方ガイド」は下記ボタンから無料ダウンロードできますので、資料を参照して業務フローを書いてみましょう。

業務フローの書き方ガイドダウンロード

業務フローが作成できたら、チームで議論し、現在の業務フローでどこに課題があるのか抽出して下さい。業務効率化のためには、ムダな業務、ミスの起きやすい業務、人手がかかって時間のかかる業務、定型業務に注目して、改善点を洗い出して下さい。

解決策の案リストを列挙できたら、結果が把握できるデータを見つけだし、改善後結果を定量的に管理できる様にします。ビジネスモデルのゴールを明確化し、ゴールに近づける様にPDCAを回すことが重要です。

DX活動の情報共有

DX推進は経営陣のリーダーシップで進めるべきです。DX推進者は経営陣と密に情報共有しながらDX企画を進めます。

DX企画時から、社内でDX活動の情報共有をすることも重要です。DX推進過程では現場社員から不安や疑問がでてくることがあります。そのため、早い段階からDXを適用する事業部門長の協力を得る根回しも必要となります。社内で共通意識を持つために、定期的な情報共有の場を設けて下さい。　

推進過程で考え方にズレが生じている場合があるので、DX推進前には、しっかりとお互いが理解しあう環境を整えておきましょう。担当分けとそれぞれの活動内容、責任分野も明確化しておくと良いです。

DX推進に適切な人材配置

最後に、DX推進に適切な人材を配置することです。

DXツールの活用はIT技術や知識を持っている人でなければ推進が難しいため、一定レベルのITスキルを持った人材の育成が必要です。DX化に対して明確な計画や予算を用意しても、推進者のスキルが伴わないとプロジェクトは進みません。知識レベルでは業務効率化とDXの関係を良く理解し、プロジェクトマネジメント力を備えた人材を揃える必要があります。

日本の企業で業務効率化が進まない理由

日本企業の特異性

日本で業務効率化が進まない理由として、長時間労働に依存する経営が原因と考えられています。日本と諸外国では、雇用される従業員の在り方に大きな差があります。職務内容で受け取る賃金が決まる諸外国に対して、日本では時間単位での給与計算、残業も当たり前という風潮が残っている企業が多いです。

職務範囲を超えた仕事をこなす従業員の個々の裁量を頼りに収益を上げているケースが多く、企業ではコストをかけてまで組織としての業務効率化を感じていないのではないでしょうか。

実は日本の生産性はとても低いです。OECDデータに基づく日本の時間当たり労働生産性は、47.9ドル（4,866円／購買力平価（PPP）換算）。米国（77.0ドル／7,816円）の約6割の水準に相当し、順位はOECD加盟37カ国中21位となっています。主要先進7カ国でみると、データが取得可能な1970年以降、最下位の状況が続いています。

DX推進効用

DX推進がなぜ、業務効率化につながるのでしょうか。主な理由には以下のようなもの挙げられます。

新しいシステムにより業務のスピード向上

業務効率化につながる要因として、新しいシステムの導入によるスピードアップが挙げられます。老朽化したシステムは運用や保守に莫大な費用が発生することもあり、処理スピードが遅いことも多く、業務が思うように進まないこともあります。

DX推進ではクラウド、IoT、AI、5G、ビッグデータなど、新しい技術とシステムを導入することで、処理スピードのアップに加え作業の自動化なども見込め、業務効率化が望めます。作業の自動化によって空いた人手を他の高付加価値な仕事に回すことができ、さらに生産性が向上するという好循環が生み出せます。

正確な分析が可能

DXが業務効率化につながる要因の一つとして、正確な分析が可能になることが挙げられます。DXではRPAなどの自動化を目指すツールの他にBIツール（ビジネスインテリジェンスを行うアプリケーションソフトウェア）との連携ができるオプションもあり、分析結果を確認できる様になっています。

今ある現状を分析できない企業は、これまでのやり方のままではニーズに応えることはできません。企業が商品を提供し利用者が選択する時代から、利用者のニーズに合う付加価値を提供していく時代に適応する必要があると言えます。スマートフォンの普及によって利用者が情報を得るスピードが格段に上がり、企業側は利用者のニーズを見つけるために、膨大な情報を収集して分析する必要が生じます。これを人手で実施するのは厳しく、DXによって分析をスピーディーかつ正確に行えるようにすることで、ニーズに応えやすい環境を整えることができます。

そのため、ビッグデータの活用もさることながら、BIツールによる分析を意思決定に用いることはもはや企業価値を高める上で必要な手法となってきます。

データが一元化され管理・共有しやすくなる

DXによってデータの一元管理や共有することも、業務効率化につながります。

DXは部門毎に導入する先には組織全体、全社的な取り組むになって大きな効果を生みます。部門ごとにシステムが分かれていることも多いのですが、社内DX化でデータを一括管理の方向に進むため、部門間の連携がスムーズになるのもメリットです。システム管理により、人的ミスが減り、チェック作業の負担も軽減されます。また、組織間で二重に行っていた業務も共通プラットフォームで一元化されます。

業務効率化に役立つデジタル技術

DXで用いられるデジタル技術4つに分けられます。

業務効率化に役立つデジタル技術として、まず「AI」が挙げられます。AIは、人間の知能を凌駕するほどの高い情報処理能力を持たせたコンピュータです。

一部の業務に特化させることで、より高い能力を発揮することができます。特に、問い合わせ対応業務に特化したAIが多く採用されています。主にチャット形式で活用されるケースが多くみられます。

RPA

業務効率化に役立つデジタル技術にはRPA（Robotic Process Automation）があります。RPAはソフトウェア型のロボットを活用して、人が作業するには付加価値の高くない事務作業など、資料の作成やデータの入力、転記作業などに多く採用されています。定型業務を人の手で行うと、どうしても時間の経過とともに生産効率が低下します。さらに、人的疲労によってミスも増えやすくなります。その点、RPAは膨大な処理も人間よりも速く終わらせ、人的ミスも起こることはありません。

クラウド

業務効率化を目指すうえで、重要な役割を果たすクラウドはハードウェアやソフトウェアを持たずとも、必要に応じてインターネット上のサービスを利用できる仕組みです。導入やメンテナンスなどの費用を抑えられるため、企業が導入しやすいのが利点です。業務効率化に役立つクラウドは、大きく分けて業務系とコミュニケーション系があります。業務系は生産管理、勤怠管理や人事、会計や給与計算などに活用が可能、コミュニケーション系はWeb会議やビジネスチャット等があります

電子契約

業務効率化において、ペーパーレス化を進めていくのは重要でもあり、既にペーパーレス化を進めている企業は多いです。そのなかでも、電子契約は捺印を不要とするサービスです。電子契約のサービスを利用することで、契約書や請求書などの企業間のやり取りを必要とした業務をオンラインで行うことが可能になります。
契約業務がパソコン内で完結できるため、書面での捺印、郵送、保管を行う場合に比べ業務効率が格段に上がります。

2025年の崖とは

DXへの取り組みが推奨されるのも、「2025年の崖」と呼ばれるリスクを避けるためでもあります。
「2025年の崖」とは、経済産業省が2018年に発表した「DXレポート～ITシステム『2025年の崖』の克服とDXの本格的な展開～」が注目を集めました。

多くの企業でITシステムが導入されていますが、2025年前後に既存システムが老朽化して運用・保守が難しくなることが想定されます。例えばSAPの2027年問題があります。SAP社は既存のSAP ERP 6.0の保守期限を2027年末までとする発表をしました。他にも基幹システムの保守期限を調べておく必要があります。さらに，2025年前後にはシステムの運用・保守を行える人材が定年退職を迎えることもあり、既存システムを動かせる人材の確保が難しくなり、データの活用ができなくなる恐れがあります。2025年までに、ITシステムに関連するさまざまな変化に対応できなければ、企業の競争力は崖を下るように低下すると考えられています。
2025年以降は最大で年間12兆円の損失をもたらす可能性が指摘されていて、これらの問題が「2025年の崖」です。

※出典元：経済産業省「DXレポート～ITシステム「2025年の崖」克服とDXの本格的な展開～」